Theo đó, các đơn vị chỉ nhận được văn bản điện tử và ý kiến chỉ đạo qua hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc (trừ văn bản mật). Hồ sơ công việc được tạo lập, trình và phê duyệt trên hệ thống đến khi dự thảo cuối cùng được duyệt sẽ được ký và phát hành bản giấy (văn bản đi). Trường hợp các văn bản được phát hành với chữ ký số sẽ không có bản giấy.

Từ ngày 01 tháng 9 đến ngày 31 tháng 12 năm 2016, thống nhất áp dụng chữ ký số đối với các văn bản trao đổi công việc nội bộ giữa các đơn vị, thông báo, giấy mời họp; sau đó sẽ mở rộng đối tượng áp dụng chữ ký số.

Bộ đề nghị cán bộ, công chức có trách nhiệm quản lý tài khoản đăng nhập bảo đảm an ninh, an toàn; thường xuyên sử dụng hệ thống để xử lý văn bản và hồ sơ công việc trên môi trường mạng.

Bộ cũng yêu cầu thủ trưởng các đơn vị nghiêm túc thực hiện và phổ biến các nội dung nêu trên đến toàn thể cán bộ, công chức trong đơn vị. Trong quá trình sử dụng nếu có vướng mắc hoặc có yêu cầu hỗ trợ, đề nghị liên hệ với Cục Công nghệ thông tin để được giải quyết.